Das Schreiben von E-Mails in Deutschland hat seine Besonderheiten und Regeln, die dazu beitragen, Ihre Nachricht professionell und höflich zu gestalten. Werden diese Regeln nicht beachtet – selbst in kurzen und informellen E-Mails – könnten Deutsche dies als Respektlosigkeit auffassen, ähnlich wie das Erscheinen in schmutziger und ungepflegter Kleidung.

Wichtige Aspekte beim Schreiben einer E-Mail:

Struktur der E-Mail

1. Betreffzeile
   Der Betreff sollte kurz, aber informativ sein. Er sollte den Inhalt der Nachricht klar wiedergeben, sodass der Empfänger sofort weiß, worum es geht.
   Beispiel: „Anfrage zur Terminvereinbarung“

2. Anrede
   Verwenden Sie eine formelle Anrede, insbesondere bei unbekannten Personen oder in geschäftlichen Angelegenheiten.
   Beispiele:

   • „Sehr geehrte Frau Müller,“

   • „Sehr geehrter Herr Schmidt,“
     Falls der Name des Empfängers unbekannt ist, verwenden Sie eine allgemeine Anrede:

   • „Sehr geehrte Damen und Herren,“

3. Einleitung
   Beginnen Sie die E-Mail mit einer kurzen Einführung, in der Sie das Anliegen Ihres Schreibens darlegen.
   Beispiel: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen bezüglich ...“

4. Hauptteil
   Stellen Sie die wesentlichen Informationen klar und deutlich dar. Teilen Sie den Text in Absätze auf, um die Lesbarkeit zu verbessern. Seien Sie präzise und vermeiden Sie unnötig lange Sätze.

5. Schluss
   Drücken Sie abschließend Dankbarkeit aus oder geben Sie Hinweise auf erwartete Aktionen.
   Beispiel: „Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.“

6. Grußformel
   Verwenden Sie eine formelle Abschiedsformel.
   Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen,“

7. Unterschrift

   • Geben Sie Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten an.

   • Beispiel: „Max Mustermann, Projektmanager, Telefon: 01234-567890, E-Mail: max.mustermann@example.com“.

Wichtige Hinweise

• Formelle Kommunikation: Halten Sie in der geschäftlichen Korrespondenz ein hohes Maß an Formalität ein. Dies zeigt sich in der Verwendung von Nachnamen, höflichen Anreden und Verabschiedungen sowie einem professionellen Schreibstil.

• Sprachrichtigkeit: Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik, da Fehler einen schlechten Eindruck hinterlassen können.

• Klarheit und Präzision: Drücken Sie Ihre Gedanken klar und präzise aus. Deutsche schätzen direkte und genaue Kommunikation.

• Höflichkeit und Etikette: Beginnen und beenden Sie Ihre E-Mail immer mit einer höflichen Anrede und Verabschiedung.

• Verbindlichkeit: Wenn Sie etwas zusagen oder eine Antwort erwarten, geben Sie konkrete Fristen an.

Beispiel einer professionellen E-Mail

Betreff: Anfrage zur Terminvereinbarung

Sehr geehrte Frau Müller,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen bezüglich eines möglichen Termins für unser nächstes Projektmeeting.

Könnten Sie mir bitte mitteilen, wann Sie in der nächsten Woche verfügbar wären?

Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann
Projektmanager
Telefon: 01234-567890
E-Mail: max.mustermann@example.com

 

Die Einhaltung dieser Regeln hilft Ihnen dabei, eine professionelle und höfliche E-Mail zu verfassen, die den deutschen Standards der Geschäftskorrespondenz entspricht.